WebNote 觀察與紀錄: “小芸吃青蛙”的故事─怎麼安排時間才合理

小芸是我們家的鄰居，今年考進了北一女中（台灣最好的女子中學），這本來是一件好事情，沒想到她卻煩惱地要命。
“小芸，怎麼上了北一女後，心情反而變得不好呢？”我問
“沒有啦，是因為高中生活和我想像的不一樣。”小芸回答
“怎麼不一樣法？”我又奇怪地問
“北一女大家都是佼佼者，課業當然不能落後，但是沒想到社團也要花很多時間，我也想參加奧林匹克數學競賽，忙得連睡覺時間都不夠了。”我仔細看了小芸，果然有黑眼圈。
“我前陣子剛剛到北一女演講時間管理耶，也針對這個問題深思很久，解決的方法叫做吃青蛙，有沒有興趣聽看看呀”我微笑地說
“吃青蛙，這是甚麼東西呀。”小芸張大了嘴吧，哈哈，我不禁大笑起來
何謂吃青蛙？
假如每天早上你的第一件事就是要活吃一隻青蛙，那麼接下來的一天，就沒有甚麼能夠難倒你。
--博恩.崔西，<<吃了那只青蛙>>
何謂青蛙？青蛙就是我們最大，最重要的那一項工作，做了這件事情，會對我們人生具有正面影響力，但是同時這也是我們最容易拖延不做的事情。這篇文章我們會提到吃青蛙和無敵星星兩個概念，也就是”找出我最重要的事情，完成最重要的事情”。
吃青蛙的概念是我從一本<<吃了那只青蛙>>（英文書名： Eat that Frog），得來的。由知名的激勵大師博恩.崔西所著，是一本輕薄短小的好書，我也摘錄書中一些佳句，先和大家分享。
-- 你要如何吃完一隻大青蛙？答案是：一口一口吃。
-- 吃掉的青蛙越大，你所得到的活力越大
-- 假如你需要吃掉兩只青蛙，先吃最醜的那一隻
-- 問自己"眼前甚麼是我最大的青蛙？"
-- 把工具全數準備好，再開始吃青蛙
-- 只有2%的人可以不用他人鞭策，自己選擇青蛙吃下去，我們稱這些人叫做領導者
-- 擺脫蝌蚪，專注在青蛙上
小芸遇到的時間管理問題
小芸的所有的時間除了睡覺外，就是活動、課業、社團這些事情佔據了。但是問題來了，遇到要考試了，需要的時間就增多，但是小芸又不想犧牲活動及社團的時間，這樣就讓小芸熬夜應付課業，反而效果不彰。
準備課業或考試，就是小芸的青蛙，小芸想要功課好，又要參加社團及活動，就要有效的”吃青蛙”
我也針對兩個重點和小芸分享我的經驗
（1）你要如何吃完一隻大青蛙？答案是：一口一口吃。
君子之道，辟如行遠必自邇，辟如登高必自卑。
--《禮記·中庸》
我們吃青蛙當然不是毫無方法的吃，舉例而言，小芸可以養成每天早上早起預習功課的習慣，因為早上其他同學都在睡夢中，往往有一兩個小時自己單獨的時間，沒有人打電話，沒有人會用QQ來騷擾我們。
這樣有一個大塊時間能夠專注在預習今天的功課上，先看看功課表今天要上的科目，先瀏覽一下之前的進度，做個復習，再預覽一下今天老師可能上到的進度，研讀一下，並把上課想要提問的問題寫在筆記本上上課問老師或者和同學討論。若是有空，還可以嘗試自己先解解看自己提問，我相信這樣的習慣一定可以幫助小芸面對好一天的課業。
台灣知名設計師姚仁祿老師曾經說過"生活就該像麥可．喬丹打籃球一樣，看起來是非常快速的切入上籃，但是他的「快」卻是用無數個「慢」組合起來。 "。看似複雜的工作，事實上可以分解成許多小的行動，我們只要掌握重點，不斷前進，留意時間的流逝，讓自己保持專注狀態，看起來很快的動作，事實上做的時候，心境上覺得是很慢的。
妥善運用大塊時間，把複雜工作切割成小行動，可以幫助我們吃下一大只的青蛙，一天能夠數次進入無敵星星狀況，小芸一天中甚至可以吃下好幾只的青蛙呢。養成自我鞭策的習慣，建立一份把份內之事做得又快又好的名聲，是一個很有價值的資產，值得我們努力。
（2）吃掉的青蛙越大，你所得到的活力越大
“暢流”(原文為：Flow)意即一個人完全沈浸於某種活動當中，無視於其他事物存在的狀態。這種經驗本身帶來莫大的喜悅，使人願意付出龐大的代價。
出現時，一個人可以投入全部的注意力，以求達成目標；沒有脫序現象需要整頓，自我也沒有受到任何威脅，因此不需要分心防衛，我們把它稱為"暢流"
-- Mihaly Csikszentmihalyi，正向心理學與創造力領域學者
運用無敵星星的方法，先讓自己進入可以專註解決複雜任務的狀況，就可以迅速有效率的處理手上的"青蛙"，逐步向終點推進。有趣的是，雖然做的是一件很辛苦的工作，我們卻頗能樂在其中，一直到吃完青蛙，休息一下，自己還覺得精神振奮，回家也不覺得特別累。
我覺得要進入"暢流"的狀況，有一些要點，例如要有暖身的時間，先作一些小工作，輪替一下不同的小事，這就好像要開始典禮時，前面有些鋪陳的儀式，接著才進入主體活動本身。除此之外，記得要疲倦之前就要先休息，最後，我會在隔天早上寫日記檢討，有哪些作法可以改善，讓下次要吃類似的青蛙時，可以有更好的方式。
一次又一次吃掉青蛙，我們也獲得成就感，不只是因為我們完成結果，也在於吃下青蛙的過程中，逐步建立一套良好的系統，得以精益求精。每天都能“吃青蛙”其實是一個很好的習慣，持續這麼做，我們會發現我們完成複雜任務的能力迅速增強，對自己自信也能增加。
何謂無敵星星？
有時候我們會有事情很多，自己做事的意願又很低的狀態，但是還是要面對，我發現需要一個很實務的方法幫助我們還是能吃下青蛙，這方法就是"無敵星星" 。
有一個電動玩具叫”超級瑪莉”當瑪莉吃到無敵星星，在一段時間內就所向無敵（這類似我們剛剛提到的”暢流”）。這時候瑪莉碰到蘑菇、烏龜、火球這些敵人都能順利通過，一路往前衝。若我們生活中也吃下無敵星星，雖然工作很多，但是自己處理問題的狀況就是特別好，兵來將擋，水來土淹，就算事情蜂擁而至，但是我們輕描淡寫就處理完了。將像我們就好像處在無敵的狀況，可以衝、衝、衝。
現在是周日的上午九點，下週六，小芸是國中同學會主辦人，電話一個都還沒打，上週五放學前小芸的老師要求週一交出一個英文報告，還有下午小芸的學姊要來家裡，房間裡面還是一團亂。現在要快點把英文報告做完，電話打完，整理房間，更糟糕的是，現在覺得好煩，甚麼都不想做，天啊，救救小芸吧。
這時候我們需要無敵星星來幫忙，問題來了--如何能夠讓小芸進入無敵星星狀態呢？
首先，小芸要準備兩個工具，倒數計時器及一張紙。
拿出一張一張紙，寫下小芸要做的事情，一個是打電話給國中同學、一個是寫週一的英文報告、一個是整理房間。寫在一張紙後，右邊寫上三個5、三個10、三個20。她知道寫完英文報告其實對她而言是最重要、最困難、卻最不想做的一件事，嗯，這就是小芸今天要吃掉的青蛙。
開始無敵星星第一階段，將倒數計時器，設定5分鐘的時間，按下開始，小芸就開始打電話，直到倒數計時器 "Beep、Beep" 。由於只要打五分鐘電話，所以不難，完成第一步。
之後就切換成英文報告，也是寫5分鐘就好，因為我們的目的是--做好進入無敵星星前的暖身，有人說五分鐘哪能做甚麼，事實上，小芸可以閱讀一下背景資料、打開電腦、搜尋相關資訊等合起來花不到5分鐘就能完成，完成第二步
。
倒數計時器又響起時，開始整理房間，因為只有5分鐘，所以做起來也應該也不難，完成第三步，就這樣子小芸已經逐漸暖身起來，可以進行到第二個階段。
無敵星星第二階段，將倒數計時器設10分鐘，開始打同學會電話。很奇妙的，小芸覺得這次難度會低得多了，打起電話來越來越順，和同學談笑風生，聯絡交流各種訊息。
10分鐘一下子就到了，換寫英文報告，奇怪這次心情輕鬆的多了，打字越來越快，還不時想到許多新點子，小芸幾乎是停不下來，直到倒數計時器發出"Beep、Beep"的聲音。是的，小芸進入了無敵星星狀況，人動作開始快起來，卻是越快越專注，寫英文報告如同行雲流水。
接下來整理10分鐘房間，這時候因為進入了無敵星星狀態，整個動作也非常快，而且心情很輕鬆。
第三階段，小芸繼續打電話、寫企划案、整理房間，這次有20分鐘的時間，因此一下子就打完所有電話，寫了些企划案，整理好房間。目前只剩下英文報告，還沒有完成。小芸稍微休息，吃點點心，之後一鼓作氣把英文報告完成了，吃掉了今天的青蛙。
無敵星星幫助我們”先吃掉那只青蛙”
而為甚麼小芸會產生無敵星星的狀況呢？因為人的頭腦存在著意識及潛意識兩個部分，例如第一階段中我們要寫篇英文報告，雖然一開始我們只做了準備動作5分鐘，但是我們在做其他事情時（打電話及整理房間），我們的潛意識也不斷搜索之前寫報告的經驗，整合接下來時間要如何繼續寫下去。到了第二階段，我們就能夠打出一些報告的內容，到了第三階段，我們就有更多潛意識搜集到的資料，幫助我們完成報告。
在整個運用無敵星星技巧做事的過程中，切換工作項目等於是休息，因此可以持續做下去，但是也要記住適當的要休息一下（每三十分鐘要站起來走一走、喝喝水、看看窗外）。因為心理上雖然不疲憊，但是身體會受不了。
最後總結一下無敵星星如何幫助小芸”先吃掉那只青蛙”？有個口訣
列出待辦清單
按下倒數計時
項目做五分鐘
有了二就有三
登登登。登登。登（超級瑪莉的歌曲）
列出待辦清單：注意先列出大約三、四件事情，重要的事在執行的階段裡不要增加待辦事項，完全處理好這三、四件事情（尤其是青蛙），再做別的事情。
按下倒數計時：請準備一個倒數計時器，因為這樣才能清楚看見還有多少剩餘時間，這會讓我們更加專注。
項目做五分鐘：會用到無敵星星，就是因為我們不想要做這件事情，因此要對自己寬容一點，先做5分鐘開始（如果精神狀況很好，也可以從更長的時間直接開始。）
有了二就有三：若是完成第一個階段5分鐘，就會做第二個階段10分鐘，完成第二階段，就會進入第三階段20分鐘，無敵星星就是如何神奇。
登登登。登登。登（超級瑪莉的歌曲）：只要用這樣下去，到了第二或第三階段，我們就能進入無敵星星的狀況，順利吃掉青蛙，還順便完成一大堆事情囉...
結語
小芸不愧是個北一女中的高材生，學會了運用無敵星星吃青蛙的方式後，臉上黑眼圈不見了，微笑也重新回到她的臉上，這才是我們心目中的小芸呀。
前天碰到小芸，又聊了起來
“最近的高中生活如何呀？”我問
“得意極了，”她微笑說”我決定高中就要直接申請美國大學，但也要一邊準備大學的學測（台灣的高考），還參加奧林匹克數學競賽，最近我還甄試上了北一女儀隊呢。.....”小芸滔滔不絕地說個不停。
北一女儀隊呀，真是令人羨慕的高中生活呢，這個小芸吃青蛙的故事就要結束了，下次見。